SharePoint 2019 naar SharePoint Online migreren: checklist voor kmo's

Waarom nu migreren van SharePoint 2019 naar SharePoint Online?

Hoe langer je wacht, hoe groter het risico op onverwachte kosten en downtime. Microsoft stopte de mainstream-ondersteuning voor SharePoint Server 2019 in januari 2024; de extensieve ondersteuning eindigt op 14 oktober 2026. Daarna komen er geen beveiligingspatches meer en verdwijnt de support bij problemen. Volgens Microsoft's levenscyclusbeleid is dat een vastgelegd traject, geen vaag dreigement.

Voor een kmo is dat geen abstract risico. Als je IT-partner de omgeving niet meer optimaal kan onderhouden, betaal je op termijn meer aan noodoplossingen dan aan een geplande migratie.

Hoe verloopt een migratie in de praktijk?

Een migratie verloopt in vier fasen: inventariseren, opschonen, migreren en valideren. Elke fase heeft een eigen doel, en het overslaan van een fase is meestal waar het misgaat.

1. Inventariseren. Je brengt in kaart welke sites, bibliotheken, lijsten en machtigingen er bestaan, en wie ze nog gebruikt. Bij veel kmo's blijkt een groot deel van de content al jaren niet meer aangeraakt.

2. Opschonen. Verouderde sites archiveer of verwijder je, dubbele mappenstructuren stroomlijn je. Dit is het moment om je informatiearchitectuur te verbeteren in plaats van de oude structuur gewoon te verplaatsen.

3. Migreren. Met migratietools (de SharePoint Migration Tool of ShareGate, afhankelijk van volume en complexiteit) verplaats je content, metadata en machtigingen. Aangepaste webparts of workflows vragen vaak een herbouw in het moderne SharePoint Framework in plaats van een letterlijke overzetting.

4. Valideren. Je test zoekresultaten, rechten, links en integraties met andere Microsoft 365-toepassingen voordat je de oude omgeving uitschakelt.

Een concreet voorbeeld: een kmo met 15 medewerkers en drie afdelingssites had vooral documentbibliotheken en één aangepaste goedkeuringsworkflow. De workflow bleek de grootste tijdsinvestering, niet de documenten zelf: die moest opnieuw gebouwd worden met Power Automate, omdat de oude workflow-engine niet meer bestaat in SharePoint Online. Meer daarover lees je bij Power Platform & Microsoft 365.

Alles blijven of toch migreren? De opties naast elkaar

Voor de meeste kmo's weegt de combinatie van minder beheer en betere integratie met Teams en Outlook zwaarder dan de vertrouwdheid van de bestaande omgeving.

Veelgemaakte fouten bij een SharePoint-migratie

De meest voorkomende fout is content 1-op-1 overzetten zonder opschoning, waardoor je dezelfde structuurproblemen meeneemt naar de nieuwe omgeving. Andere fouten die ik vaak tegenkom:

• Machtigingen niet herzien. Oude, te ruime rechten migreren mee en blijven ongemerkt bestaan.
• Aangepaste onderdelen onderschatten. Klassieke webparts of InfoPath-formulieren werken niet zomaar in SharePoint Online en vragen een herbouw.
• Geen testmigratie. Direct de volledige omgeving migreren zonder eerst een kleine site te testen, leidt tot verrassingen die je liever vooraf had ontdekt.
• Gebruikers te laat informeren. Als medewerkers pas op de dag zelf horen dat links en snelkoppelingen wijzigen, loopt de adoptie vertraging op.

Doorlooptijd en wat het kost

De doorlooptijd hangt vooral af van het datavolume en de hoeveelheid maatwerk, niet van het aantal gebruikers. Een kmo zonder aangepaste workflows migreert soms binnen enkele weken; zodra er klassieke webparts, workflows of externe integraties in het spel zijn, loopt dit op tot enkele maanden, gefaseerd per afdeling.

Wat het precies kost, hangt af van je huidige omgeving en de gewenste aanpak. Ik werk met projectprijzen en/of dagtarieven, en je krijgt een heldere offerte na een gratis gesprek waarin we je situatie doornemen. Bekijk ook mijn SharePoint-migratiedienst voor meer detail over de aanpak, of het volledige dienstenaanbod.

Veelgestelde vragen

Verlies ik data tijdens een migratie naar SharePoint Online?

Bij een correct uitgevoerde migratie niet: content, metadata en versiegeschiedenis worden overgezet, en je test dit altijd eerst op een kleinere set voordat je de volledige omgeving migreert.

Kan ik SharePoint 2019 en SharePoint Online tijdelijk naast elkaar gebruiken?

Ja, en een gefaseerde migratie per site of afdeling is zelfs aan te raden, zodat gebruikers stap voor stap overschakelen in plaats van in één keer.

Moeten al onze aangepaste webparts opnieuw gebouwd worden?

Klassieke webparts en workflows werken meestal niet zonder meer in SharePoint Online. Afhankelijk van de complexiteit worden ze herbouwd met het moderne SharePoint Framework of vervangen door ingebouwde Microsoft 365-functionaliteit.

Heb je nog een specifieke vraag over jouw omgeving? Bekijk de FAQ-pagina voor meer antwoorden.

Volgende stap

Twijfel je of jouw SharePoint 2019-omgeving klaar is voor migratie, of wil je eerst weten hoeveel werk het precies is? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Ik bekijk samen met jou je huidige omgeving en geef je een realistisch beeld van aanpak, tijdlijn en kosten.